DroidKaigi2016を支えたロジスティクス

2月18日・19日に開催されたDroidKaigi2016に、運営として参加してきましたmochicoです。
11月ごろCFPの公募とともに開始されたスタッフの募集に応じ、スタッフウェア調達とランチボックス搬入・搬出、アフターパーティの受付を担当していました。
先日主催の羊さんに「それ（調達）はロジスティクスだね」と言われてカッコいいのでロジスティクス担当ということにします。
（実際にはロジスティクスとは調達流通在庫管理や兵站管理のことですので、ここでは本来の意味と異なると思います。）
ここでは主にランチボックスのロジスティクスについて、またそれを支えたDroidKaigiの運営方法についてお話します。
これから技術系カンファレンスを運営する人の参考になればと思います。

プロジェクト管理とインフラ

DroidKaigiは運営もほぼ全員エンジニアなので、プロジェクト進行管理がすごくソフトウェア開発っぽかったです。
タスク管理は全てgithubのissue。
コミュニケーションはSlack。
ドキュメント管理はGoogleDrive。
2週に1回くらいの物理的な定例MTGはハングアウト参加者もいたり、週1でSlack上でissueをさらう遠隔定例MTGもありました。
実は、当日の連絡経路も全てSlackでまかなっていました。これには良い点と悪い点があったのですが後述します。

ランチボックス作戦

私がランチボックス担当に着任したのは年も明けた頃でした。
普段工数は見積もっていますが、参加者の数や配布率の見積もり、ランチのクオリティと予算の調整や搬入・搬出など初めての規模と経験でした。
なお、私は事前調査と当日のまとめ役はやらせていただきましたが、直接の業者さんとの交渉はもぐたそさんの機転と剛腕に支えられております。

ランチボックス作戦はこんな感じでした。

• めしくるさんのコンシェルジュに相談。今回はお願いできなかったですが、とても丁寧なご対応で、ランチの予算感や業者で対応できることを教えていただき大変助かりました。
• 東工大搬入実績のあるSushi&Beyondさんに教室までの搬入をお願いすることに決定。名前のインパクトからしばらく「ビヨンドする」がスタッフ間の流行語になる。のちにアフターパーティも含めこのSushi&Beyondさんにお願いしたもぐたそさんの英断をたたえることになる。
• 前日に、連絡の行き違いがありSushi&Beyondさんから予定していた休憩時間の間に各教室内に搬入は難しいと判明する。講演中は絶対に音を立てない配慮が必要なため、講演中に運び込むことができない。止むを得ず予定を早めて基調講演からの移動時間中に間に合うようにすると決めたが、実際に教室に置いておくことができるかは正直賭けでした。
• 当日、教室を見て先に搬入可能と判断
• 担当5人で基調講演中に他の仕事から抜け、Sushi&Beyondさんと合流し、4教室にそれぞれランチ・お茶を搬入。12:00の午前の公演終了まで待機。
• 12:00より、大きいA・B教室に2人、C・D教室に1人づつ+遊撃ヘルプの計6人の体制で配布開始。私は控え室とヘルプ要員として待機。A・Bの混雑が割と強かったが、Slackで連絡を取り合い、なんとか無事配布完了。様子を見つつ、13時までにSushi&Beyondさんの指示通りの方法でゴミを回収し、順次搬出。
• 2日目、PDCAを回し混雑度から再分配を考えC・DからA・Bに2箱ずつ搬入をずらす。A・Bではあらかじめ箱を開けておき、手渡しをスムーズにできるよう改善 が、ゴミ袋の用意を忘れてたため、配布のために走り回る。（後にゴミ袋は前日に控え室に預けられ埋まってたことが判明）
• 参加者のご協力とスタッフ、Sushi&Beyondさんの慣れもあり2日目の配布・ゴミ回収は割とスムーズに完了

実は当日一番難しかったのは、どうしても出てしまうあまりの廃棄の判断でした。
なんとか撤収までにきれいにお片づけすることができましたが、この辺は次回に生かせる知見の山でした。

また、経験値のない中でぶっつけな状況の多い当日を支えたのはSlackでの連絡でした。
部屋ごと、係ごと、話題ごとに分かれたchannelで文字ベースで現状報告やヘルプ要請を行っていました。
適度に分かれたchannelは情報の取捨選択をスムーズにし、手が足りない中で文字ベースのコミュニケーションはリアルタイムもタイムシフトも自由自在で助かりました。
ただ、これは今回なんとかスタッフ用のWi-Fiを確保できたからできたことであり、本来は無線などを使用するべきかもしれません。
また、スタッフがみんなスマホにかじりつく光景はどのように参加者のみなさんの目に映っていたのでしょう・・・

こんな感じで、至らないところもあったと思いますが、ランチの写真をTwitterにあげていただいたりとDroidKaigiのひとつのコンテンツとして楽しんでいただけたようで嬉しい限りです。

公式アプリへのContribute

DroidKaigi2016のアプリは@konifarさんが作ったアプリをベースに、オープンソースで公開され、開催中も（3日たってこの記事を書いている今も）コミットが飛び交うこの上なく生きのいいリポジトリでございます。
実は、最終MTGであるパンフレット類の袋詰めの日に、@teshi04とカフェでDroidKaigiを眺めて気づいたバグを、帰って見直したらさっくり直せそうだったので、ちょっとpull-requestを送ったら@konifarさんが一瞬でマージしてくれました。
ほんの小さな修正でしたが、Contributorに乗せていただいてちょっと（かなり）嬉しい。

DroidKaigi2016を終えて

こんな感じで当日は水とお茶とランチボックスを持って駆け回っていたためほとんどセッションを見ることができなかったのですが、タイムキーパーで @konifar さんのセッションと北村さんのセッション、中西さんのセッションだけ参加させていただくことができました。
どれも本当におもしろくて学びがあって、本当にこのカンファレンスを開くことができて、少しでも貢献することができてよかったと思いました。
正直、運営として参加するのは自分の時間を削ることも気を使うこともかなりあり、無条件にオススメはできません。
ですが、コードを書く以外でもAndroidのために何かしてみるというのは案外おもしろいです。
全部終わった後@tnjさんの作ったオープニングを見て、ちょっと泣きそうになったのは内緒です。

最後になりますが、全ての参加者、講演者、スポンサー、スタッフ、業者のみなさま、控えめに言って最高でした！ありがとうございました！